Funkcja synchronizacji transakcji pozwala na automatyczne pobieranie transakcji z konta bankowego do systemu księgowego. Istnieją dwa sposoby dodania jej do systemu. Pierwszym z nich jest synchronizacja bezpośrednia. W tym wypadku system księgowy pobiera transakcje bezpośrednio z banku. Jeżeli ta opcja jest nie dostępna, to drugim sposobem na dodanie tejfunkcji jest zainstalowanie odpowiedniej aplikacji, która będzie pośredniczyć w transferze danych.
Dzięki synchronizacji, do systemu księgowego są pobierane wszystkie transakcje znajdujące się na koncie bankowym: zarówno płatności do dostawców, wpływy od klientów, płatności kartą firmową w sklepach jak i wypłaty z bankomatów.
Synchronizacja transakcji ma wiele zalet. Pierwszą jest to że transakcje pojawiają się w systemie księgowym automatyczniei nie trzeba ich wpisywać ręcznie. Jest to znaczna oszczędność czasu. Dzięki temu ściągnięte dane są poprawne i unikamy potencjalnych błędów mogących wynikać z ręcznego wpisywania danych do sytemu księgowego. Opcja ta także pomaga unikać zaległości, ponieważ transakcje są ściągane codziennie.
Jeżeli do tej pory miesięczne uzgadnianie stanu konta bankowego było dla ciebie wyzwaniem, to po dodaniu synchronizacji z bankiem jest to dużo łatwiejsze.
Kolejną zaletą tej jest to, że mając już zarejestrowaną płatność możemy z tego poziomu od razu wystawić fakturę. Taka faktura będzie automatycznie oznaczona w systemie księgowym jako opłacona.
Trzeba pamiętać że synchronizacja działa od momentu ustawienia. To oznacza że transakcje występujące na koncie bankowym przed dodaniem tej opcji nie pojawią się w systemie księgowym. Jeżeli chcemy dodać do systemu wcześniejsze transakcje to nałeży użyć opcji dodaj wyciąg bankowy.
Niestety nie. Do transakcji pobranych z banku nadal należy wystawić lub przyporządkować istniejące dokumenty księgowe, w zależności od typu transakcji. Czyli jeżeli mamy płatność do dostawcy to nadal należy wprowadzić do systemu fakturę i przyporządkować jądo danej płatności. Można to robić samodzielnie lub zlecić to zadanie księgowemu.
Nie. System księgowy prowadzi przez proces krok po kroku. Będzie trzeba podać takie dane jak nazwa banku, numer konta i sort code. Potem system księgowy przekierowuje na stronę banku na którą trzeba się zalogować podając swoje dane logowania i tam postępować według instrukcji.
W takim przypadku można użyć funkcji dodaj wyciąg bankowy (upload statement). W takim przypadku ściągamy wyciąg transakcji za dany okres z banku i wczytujemy go do systemu księgowego. Dzięki temu w systemie księgowym mamy widoczne wszystkie transakcje za danyokres czasu. Aby ta funkcja zadziałała, wyciąg bankowy musi być zapisany w odpowiednim formacie np. CSV lub QIF. W przeciwieństwie do synchronizacji opcja ta nie działa automatycznie, więc jeżeli na koncie pojawią się nowe transakcje to trzeba dodać do systemu kolejny wyciąg bankowy.
W takim razie warto omówić tą sprawę z biurem księgowym. Twój księgowy doradzi czy ta opcja sprawdzi się w twoim biznesie. Podpowie także jak ustawia się synchronizację z bankiem w twoim systemie księgowym i czy potrzebne są do tego jakieś zewnętrzne aplikacje.
